Organisaties worden in hun bedrijfsvoering en commerciële slagkracht steeds afhankelijker van het welslagen van automatiseringsprojecten. Bekend is dat een strakke projectregie met kennis van zowel algemene als specifieke issues onplezierige verrassingen voorkomt en de risico’s minimaliseert. De praktijk leert echter dat projecten nog niet altijd zo worden ingevuld.
Reden te meer om in deze Compact stil te staan bij automatiseringsprojecten. Deze keer op een zeer praktische manier: dit nummer staat bol van praktijkvoorbeelden van automatiseringsprojecten. De ervaren auteurs schetsen op een beschouwende wijze een beeld van projecten waarbij zij betrokken zijn geweest. Uiteraard zijn deze beelden niet allemaal even positief, immers de meerderheid van automatiseringsprojecten overschrijdt tijd en/of budget en mag (deels) als een mislukking worden beschouwd. Die vaststelling mag dan inmiddels een cliché van jewelste zijn geworden, dat maakt het voor de betrokken organisaties niet minder pijnlijk.
Wanneer de grip op een project verloren gaat, kost dat meestal veel geld. De kosten van een mislukking zijn vaak zelfs een veelvoud van de oorspronkelijke projectkosten. Het falen resulteert immers niet alleen maar in extra kosten om het project te ‘repareren’, maar heeft ook ingrijpende gevolgen voor de business. Succesvol projectmanagement is van cruciaal belang.
In het eerste artikel van deze Compact gaan Lof en Van Vliet in op de rol die de stuurgroep binnen een succesvol project vervult. Hun constatering dat de stuurgroep in de praktijk vaak wordt ingesteld zonder dat er vooraf goed wordt nagedacht over de taken en de bemensing, is heel herkenbaar. Het stappenplan dat zij schetsen is dan ook goed bruikbaar bij het inrichten van projecten. Van Sommeren, Den Heijer en Gillon staan stil bij één van de knelpunten in een project die veelal pas in een laat stadium naar voren komen, namelijk de druk op de dagelijkse werkzaamheden van de projectmedewerkers. In hun artikel geven zij een aantal heldere overwegingen die ondersteuning kunnen bieden bij het zodanig inrichten van een project dat dit spanningsveld tijdig en adequaat kan worden beheerst.
In hun artikel betogen Van der Hart en Steffanuto aan de hand van een praktijkvoorbeeld dat succesvol projectmanagement wel degelijk mogelijk is. Zij benadrukken dat succes niet vanzelf komt maar moet worden afgedwongen. Typerend is hun uitspraak dat het project succesvol is geweest doordat men het gehele traject ‘volgens het boekje’ heeft gewerkt. Iets om eens goed te overdenken: het lijkt er dus toch op dat een projectsucces een bewuste keuze is.
Mancham en Sijbring geven in hun artikel over Early Warnings bij ERP-implementaties aan dat in veel gevallen signalen van mogelijke toekomstige tekortkomingen onvoldoende worden herkend. Als de knelpunten zich dan daadwerkelijk manifesteren, is het vaak te laat om bij te sturen of maatregelen te treffen. Zij pleiten voor gestructureerd risicomanagement binnen projecten. Niet onverstandig, een gewaarschuwd man telt immers voor twee.
Na de bovengenoemde artikelen die betrekking hebben op de inrichting en het management van projecten volgen enkele artikelen waarin wordt ingegaan op de praktijk rondom beheersing van complexe projecten. Allereerst staan Nikkels en Timmer stil bij IT-projecten binnen een internationale retailomgeving. Om internationale projecten succesvol te kunnen uitvoeren onderkennen zij een aantal specifieke aandachtspunten, waarbij zij de nadruk leggen op centrale aansturing en communicatie. Zij lichten hun betoog toe aan de hand van een zeer interessante en lezenswaardige praktijksituatie. Peeters en Nauta werken in hun artikel het onderwerp internationale projecten verder uit op basis van Europese roll-outs van leasepakketten. Hun conclusies op basis van een aantal projecten sluiten goed aan bij het eerdere artikel. De in dit artikel weergegeven ervaringen zijn zeer bruikbaar voor organisaties die soortgelijke projecten uitvoeren.
Dat ook de overheid te boek staat als een complexe omgeving voor automatiseringsprojecten, is alom bekend. Regelmatig worden we vanuit deze hoek geconfronteerd met verhalen over minder succesvolle projecten. Van Beek geeft in zijn artikel een aantal overwegingen aan waarom de politieke dimensie van (rijks)overheidsorganisaties een complexe omgeving creëert. Daarbij constateert hij terecht dat overheidsprojecten veel zichtbaarder zijn dan vergelijkbare projecten in het bedrijfsleven, waardoor vertragingen en problemen met deze projecten sneller in de openbaarheid komen. Desalniettemin is zijn betoog voor meer aandacht voor de opzet en kwaliteit van automatiseringsprojecten bij overheidsorganisaties zeer welkom. Dat het niet alleen maar kommer en kwel is onderschrijft het laatste, maar daarom niet het minst interessante artikel van deze Compact. Felix en Dujardin beschrijven het Paspoortproject 2001, een omvangrijk overheidsproject dat met succes is afgerond. Zij geven aan dat eenduidig en consequent project- en risicomanagement hieraan een belangrijke bijdrage hebben geleverd.
Namens de redactie wens ik u veel inspiratie toe bij het bestuderen van deze Compact. Wij vertrouwen erop dat wij u weer voldoende stof tot denken hebben gegeven. Succes met uw projecten!