Wie zich een aantal krantenkoppen van de afgelopen maanden kan herinneren, zal niet vreemd opkijken van zinnen met de volgende strekking: ‘800 medewerkers ontslagen’, ‘We kunnen niet overal goed in zijn’, ‘Noodzaak tot kostenbesparing, inlevering mobiele telefoons’ en ‘Minder ruimte in IT-budgetten voor de komende jaren’.
Al deze marktontwikkelingen hebben dezelfde doelstelling: het verbeteren van het rendement door verhoging van effectiviteit en efficiency, het verminderen van kosten en het verbeteren van de focus op de primaire bedrijfsvoering.
Combineren we deze ontwikkelingen met de wetenschap dat veel organisaties voor de ondersteuning van hun primaire bedrijfsvoering sterk afhankelijk zijn van hun geautomatiseerde informatiesystemen en hun informatie- en communicatietechnologie (ICT), dan is het een kleine stap om te beseffen dat bij het bereiken van eerdergenoemde doelstellingen ook de ICT (in de breedste zin van het woord) een belangrijke rol speelt. Een blik op de rol van ICT maakt duidelijk dat ICT
- bepaalt hoe effectief en efficiënt een bedrijfsproces wordt ondersteund;
- de basis vormt voor de totstandkoming van managementinformatie waarmee de organisatie haar primaire en ondersteunende processen stuurt;
- de gegevens levert waarop zowel interne als externe stakeholders zich mede baseren bij het nemen van beslissingen;
- bij veel organisaties grote investeringen vraagt en grote kosten met zich meebrengt;
- vaak complex is en een grote impact heeft op de organisatie waarin zij gebruikt wordt;
- kwetsbaar kan zijn als het gaat om het waarborgen van betrouwbaarheid, vertrouwelijkheid en continuïteit;
- expertise voor aanschaf en onderhoud vereist.
Gelet op deze aspecten is het aannemelijk dat het beschikken over een adequate ICT en een goed ingerichte ICT-organisatie die de ICT-systemen op effectieve en efficiënte wijze kan exploiteren, essentieel is voor het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen.
Alhoewel veel organisaties zich inmiddels realiseren dat ICT evenals de overige organisatieonderdelen op een bedrijfsmatige wijze gemanaged kan en móet worden, is de inrichting en aansturing van de ICT en de ICT-organisatie nog in veel gevallen niet vergelijkbaar met die van de overige bedrijfsprocessen. De complexiteit, de vaak technische terminologie en de snelle ontwikkelingen maken deze materie voor het management wellicht tot een soort black box die moeilijk te doorgronden valt.
De artikelen in deze Compact zijn gericht op het geven van handreikingen aan zowel het algemeen management als het ICT-management om vaak voorkomende vraagstukken het hoofd te kunnen bieden, om op die manier de performance van de ICT en de ICT-organisatie te verbeteren: ICT Performance Improvement.
In de artikelen inzake de herinrichting van ICT-organisaties en het gebruik van ICT-dashboards wordt ingegaan op de wijze waarop een kwalitatief goede ICT-organisatie kan worden vormgegeven en hoe men vervolgens de performance van de ICT-organisatie ook daadwerkelijk kan meten. Het artikel inzake de kostenbenchmark gaat in op het nut en de beantwoording van de vraag die veel organisaties zich vandaag de dag stellen: ‘Geven wij genoeg, te veel of te weinig uit aan ICT, en hoe doen wij het in vergelijking met de markt?’.
In een professioneel opererende ICT-organisatie streeft men ernaar niet meer uitsluitend afhankelijk te zijn van kennis, deskundigheid en vaardigheden van individuele medewerkers, maar wil men deze componenten graag verankerd zien in de organisatie. Het belang van vastlegging van verwachtingen, afspraken en procedures wordt duidelijk gemaakt in de artikelen inzake outsourcing, pakketselectie en IT asset management.
Tot slot zien we dat ook wet- en regelgeving in toenemende mate eisen stellen aan de professionaliteit van ICT-organisaties. Dit wordt in deze Compact geïllu- streerd door een zelfevaluatie die door de Staatsloterij is uitgevoerd ten aanzien van de implementatie van de Wet bescherming persoonsgegevens.
Als redactie van Compact hopen wij dat wij u met de in dit nummer bijeengebrachte artikelen een concrete handreiking hebben gedaan om in deze tijd van economisch ‘zwaar weer’ in elk geval uw ICT-organisatie te laten bijdragen aan de gewenste resultaatsverbetering.