De liberalisering van de energiemarkt in Nederland betekent een behoorlijke aanpassing van de administratieve verwerking van gegevens. Als voorbereiding op de opening van deze markt is door ESSENT, NUON en ENECO in 2001 het Energie Clearing House (ECH) opgericht dat als faciliterende organisatie het gehele berichtenverkeer tussen alle marktpartijen heeft ontwikkeld, geïmplementeerd en operationeel verankerd in de processen van het switchen en verhuizen van energieconsumenten. Daarnaast zijn producten en diensten toegevoegd die een versoepeling van deze toch al zo complexe informatieafhandeling ondersteunen. Het ECH heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan een historische stap van de energiesector in Nederland. Hieronder het relaas van het project en de problematiek van een permanent wisselende omgeving.
Inleiding
Al vanaf medio jaren negentig zijn de energiebedrijven zich aan het omvormen van nutsgeoriënteerde ondernemingen tot echte marktspelers, die zowel op de Nederlandse als op de Europese markt de concurrentie uit Europa op hun weg vinden. Voor grootverbruikers, middelgrote bedrijven en klanten van groene stroom bestond de vrije markt al enige jaren. Al in 2002 konden zakelijke klanten, ongeveer 60.000, wisselen van elektriciteitsleverancier. Dit was de opmaat voor de grote stap naar een volledig vrije energiemarkt. Twee jaar geleden, op 1 juli 2004, kregen circa 7 miljoen huishoudelijke klanten en (kleine) bedrijven vrije keus in hun leverancier voor gas en elektriciteit.
Deze datum was een behoorlijke mijlpaal voor de energiebedrijven. Alle administratieve systemen – met informatie over ruim 14 miljoen aansluitingen gas en elektriciteit – moesten feilloos op elkaar aangesloten worden. Dit vereiste een gedegen en zorgvuldige voorbereiding. Er werd gevreesd voor chaos, maar die vrees bleek ongegrond. Met de opening van de markt heeft Nederland zich positief weten te onderscheiden van de ons omringende landen en hiermee een belangrijke stap gezet in het liberaliseringstraject van de energiemarkt.
Het Energie Clearing House
Als onderdeel van dit proces is het Energie Clearing House (ECH) opgericht dat onmiskenbaar van belang is geweest. Al ruim voor de opening van de markt had het ECH de processen op orde die nodig waren om het dataverkeer tussen de diverse partijen in de energiemarkt soepel en gecontroleerd te laten verlopen. De opening van de kleinverbruikersmarkt was in alle opzichten een lakmoesproef die het ECH goed heeft doorstaan. Mede door een goede organisatie en degelijk projectmanagement kon dit worden gerealiseerd. De belangen waren zeer groot voor de energiebedrijven en zelfs de minister van Economische Zaken was nauw betrokken bij het welslagen van de operatie. Vele partijen uit binnen- en buitenland keken met belangstelling toe en volgden de ontwikkeling op de voet.
Grote bewegingen van klanten naar nieuwe leveranciers zouden voor het overgrote deel door de netbeheerders van de ‘grote drie’ gemanaged moeten worden. De drie bedrijven dekken gezamenlijk circa zeventig procent van de infrastructuur van Nederland af en leveren zowel gas als elektriciteit aan een vergelijkbaar percentage consumenten. Dit gaf alle aanleiding de handen ineen te slaan en een organisatie op te richten die een groot deel van de taken voor de gehele markt zou kunnen uitvoeren.
De stichting ECH werd op 6 juli 2001 opgericht op initiatief van NUON, ESSENT en ENECO. Het ECH betreft een organisatie die voornamelijk op de achtergrond functioneert als een verbindend element tussen alle afzonderlijke energiebedrijven met een volledig onafhankelijk karakter. Een ondersteunende dienstverlener. De energieklant zelf heeft nooit contact met het ECH, het zijn de professionals die via het ECH met elkaar communiceren. Enigszins vergelijkbare organisaties zijn Interpay (banken), COIN (telecom) en IATA (luchtverkeer).
Inmiddels hebben de meeste energiebedrijven zich aangesloten, zodat het ECH nu voor meer dan 98 procent van de Nederlandse energiesector werkzaam is. Het ECH zorgt ervoor dat de voor het switchproces benodigde informatie neutraal, in overeenstemming met de wetten en regels voor persoonsregistratie, gecheckt en gevalideerd tussen marktpartijen wordt uitgewisseld. Het ECH zorgt er eveneens voor dat zakelijke en huishoudelijke elektriciteits- en gasklanten snel en efficiënt van leverancier kunnen wisselen. Het verzorgt ook de gegevensuitwisseling bij verhuizing van energieklanten. Deze gegevens kunnen bestaan uit verbruiksgegevens en stamgegevens over de klant. We moeten hierbij denken aan kilowattuurgegevens, kubieke meters gas, standaardjaarverbruiken, etc. die van belang zijn om een factuur te kunnen opstellen en onderling te kunnen verrekenen.
Teneinde de processen in de energiesector te verbeteren zijn diverse ondersteunende diensten opgezet. Zo kan via internet op www.eancodeboek.nl de EAN-code worden opgevraagd. Dit belangrijke gegeven is een uniek nummer voor een gas- en elektriciteitsaansluiting. Deze code speelt een uitermate belangrijke rol in de gegevensuitwisseling tussen energiebedrijven. Ook particulieren kunnen met dit nummer bij de hand gemakkelijk hun verhuizing en switch doorgeven.
Om te voorkomen dat klanten mogelijkerwijs meerdere contracten tegelijkertijd afsluiten bij verschillende energiebedrijven, heeft het ECH een protocol ontwikkeld ondersteund door software, dat mogelijke dubbele contractering zoveel mogelijk voorkomt. Van bijna alle contracten zijn de looptijd en einddatum bij het ECH opgeslagen in het CCP (Contract Controle Protocol). Indien een klant een switchaanvraag indient, kan gecontroleerd worden of deze klant niet tijdelijk een dubbel contract aangaat. Dit voorkomt een hoop problemen. Dit systeem berust op de onderlinge afspraak van de leveranciers elkaars contracten en de daaraan verbonden termijnen te respecteren. Dit laatste is een voorwaarde voor het succesvol werken van een markt.
Door deze procesondersteunende diensten is de kwaliteit van de gegevensuitwisseling in zeer korte tijd sterk verbeterd, hetgeen één van de belangrijke taken van het ECH is.
Wie zijn de bedrijven die verbonden zijn aan het ECH?
De energiemarkt kent een rijkelijk aantal nieuwe leveranciers, deels ontstaan uit buitenlandse bedrijven en deels volledige nieuwkomers. Deze nieuw ontstane marktsituatie geeft met wisselend succes de klant de vrijheid van leverancierskeuze. Dit is één van de uitgangspunten van de liberalisering van de energiemarkt en gaat gepaard met een rijk aanbod van diverse productproposities in een bestaande verdringingsmarkt. Marketingafdelingen draaien overuren en het product energie wordt via diverse kanalen verkocht en voorzien van scherpe prijzen. Energie als commodity doet haar intrede in een nieuwe markt met oude producten.
Als gevolg van de liberalisering ontstonden diverse nieuwe rollen met elk hun eigen administratieve taak. Voorheen waren de administraties geïntegreerd in een centraal systeem per energiebedrijf. Zo onderkennen we nu de netbeheerders, die de infrastructuur instandhouden en daarmee de beschikbaarheid van het transport van energie garanderen. Deze organisaties – veelal nog regionaal gebonden – werken voor alle mogelijke leveranciers die in het infragebied energie leveren aan hun klanten. Daarnaast zijn er de meetbedrijven voor het opnemen van de meterstanden en de programmaverantwoordelijken voor elektriciteit en shippers voor gas, die zorg dragen voor het optimaal uitvoeren van de energieprogramma’s door inkoop en te verwachten verkoop zo goed mogelijk te matchen.
Marktmodel
Het ontwikkelen van een nieuwe markt, in dit geval het opengaan van een bestaande, volledig door de overheid gedomineerde markt, vergt een enorme voorbereiding. In gezamenlijkheid hebben de energiebedrijven gewerkt aan diverse modellen die de administratieve ondersteuning van de bedrijven moesten garanderen. Van belang hierbij waren de hierboven aangegeven rollen die in een nieuwe markt dienen te worden onderkend.
Hierbij is gekozen voor een administratief-faciliterende taak voor de netbeheerder. Deze houdt de diverse registers bij en alle veranderingen die per aansluiting worden doorgevoerd. Zo wordt voor elke aansluiting onder andere vastgelegd welke leverancier er levert, de meterstanden bij een switch, het gemiddelde jaarverbruik, de programmaverantwoordelijke (elektriciteit) die voor de aansluiting inkoopt, etc.
Het marktmodel, met daarbij alle interacties, is ontwikkeld op basis van kennis en ervaring in het buitenland – deze was overigensr zeer beperkt; voornamelijk Engeland en Scandinavië boden enige gelijkenis – en daarnaast konden vooral de lessons learned uit de telecom worden ingebracht tijdens het ontwerp.
Het model dat in eerste instantie was opgezet voor de zakelijke markt en later werd opgeschaald voor de consumentenmarkt, vroeg om een intensief en veelomvattend berichtenverkeer. De energiebedrijven hadden reeds enige ervaring met EDI als communicatietaal, zodat deze in eerste instantie als standaard voor de markt werd gedefinieerd. Het ECH heeft op basis van flexibiliteit, toegankelijkheid en zicht op moderne Europese standaardisering, een standaard gedefinieerd gebaseerd op XML, en de toegang tot de systemen volledig internet-based uitgelegd.
Situatie bij de start
De administratieve voorbereidingen van de energiesector op een volledig geliberaliseerde markt verliepen stroef. De vorming van de regelgeving was in volle gang, maar kon binnen de korte tijd van realisatie niet alle aspecten goed afdekken. De processen van informatieoverdracht waren nog niet helder en de energiebedrijven zaten nog in een zwaar gevecht met geautomatiseerde systemen, die aangepast moesten worden aan nieuwe klantprocessen. Dit leidde tot menige onduidelijkheid, hetgeen vooral bij het uitwisselen van relevante gegevens ongewenst was. Hierbij is namelijk honderd procent zekerheid nodig.
Toch ging de zakelijke markt per 1 januari 2002 open en het ECH diende met zijn eerste versie van de programmatuur de zakelijke switches te ondersteunen. Het aantal switches was beperkt en een intensief leertraject kon worden gestart.
Het ECH ontwikkelde zo snel mogelijk een meerkanalenbeleid, waardoor leveranciers, netbeheerders en overige partijen eenvoudig, aangepast aan hun eigen organisatiegraad, aan de processen konden meedoen. Dit betekende een eenvoudige GUI (grafische gebruikersinterface) vooral voor kleine, nieuw toetredende partijen. Een op batch files gebaseerde uitwisseling en een uiterst moderne middleware-toepassing voor uitwisseling van gegevens die door de grote bedrijven met grote datahoeveelheden konden worden gebruikt, waardoor zij meer controle hadden over de processen van verwerking.
Het ECH was erop voorbereid dat niet alle marktpartijen in een zeer korte tijd eenzelfde kwaliteitsniveau zouden halen en heeft in zijn procesbegeleiding veel functionele eisen vooraf gedefinieerd. Heel veel validaties, controles en diverse checks zorgden ervoor dat alleen maar kwalitatief goede data kon worden verstuurd en ontvangen. Strenge kwalificatieprocedures zorgden ervoor dat deelnemende partijen eerst flink werden getest alvorens aan het spel te mogen meedoen. Dit alles tezamen leidde tot aanzienlijke verbetering van de procesafhandeling bij de bedrijven.
Organisatiestructuur
De organisatie is een stichting met een volledig neutrale en onafhankelijke positie vertegenwoordigd door een bestuur op afstand, een directie en een klantenraad. De klantenraad bestaat uit de vertegenwoordiging van alle in Nederland opererende energieleveranciers en netbeheerders, die aangesloten zijn aan het ECH. Dit orgaan, met een one man one vote stemming, besprak de nieuwe functionaliteit, stelde gezamenlijk het releasemoment vast, vormde een platform voor uitwisseling van informatie, stemde de eisen ten aanzien van de kwaliteit van de processen onderling af en bood tevens een mogelijkheid elkaars problemen te begrijpen, hetgeen een constructieve bijdrage leverde voor verbeteringen binnen de energiesector.
De diensten van het ECH werden zorgvuldig geformuleerd vastgelegd in een Dienst Verlenings Overeenkomst, die door alle partijen werd ondertekend. Maandelijkse rapportage over de verrichtingen van het ECH gaf een steeds duidelijker beeld van de performance van een centrale spil in het berichtenverkeer. Informatie uit de database van het ECH zorgde voor afstemming van registers teneinde fouten bij de bedrijven te verminderen. De door het ECH opgeleverde rapportage werd leidend in het afstemmen van gegevens.
Lessons learned
In een snel veranderende energiemarkt of in een vergelijkbare marktontwikkeling zoals we die in de telecom zagen, waar nummerportabiliteit ondersteund diende te worden, of zoals die nu recentelijk in de zorgsector aan de orde was met switchende klanten naar diverse zorgverzekeraars, is het van belang het initiatief als faciliterende organisatie te behouden.
Er zijn vele onzekerheden, processen zijn onduidelijk, interne systemen zijn nog lang niet uitgekristalliseerd en worden afhankelijk van de interne werkwijze bij de partijen vaak verschillend geïnterpreteerd en geïmplementeerd. Lijdzaam afwachten totdat alle processen goed op elkaar zijn afgestemd, leidt tot moeilijk in te voeren communicatieprotocollen, geen standaardisering en sturen op uitzonderingen. Centraal de standaard zetten, eraan vasthouden en uitzonderingen niet toelaten zijn van wezenlijk belang om een goede dienstverlening te ontwikkelen. Inhoudelijk, tot in de haarvaten de problematiek van de aangesloten partijen kennen, leidt tot succes. Het komt maar al te vaak voor dat kleine verschillen in de interpretatie van de processen leiden tot niet goed communicerende IT-systemen. En bij een groot volume zijn de fouten bijna niet meer te herstellen.
Releaseplanningen van nieuwe functionaliteit dienden door alle bedrijven gelijktijdig te worden ingevoerd. Van wezenlijk belang is dat de planning hierover zeker een jaar van tevoren bekend is. Vasthoudendheid hierin geeft kracht aan de organisatie en vertrouwen van de deelnemende partijen.
Het ECH heeft tevens KPMG de opdracht gegeven de IT-audit uit te voeren, teneinde het gewenste kwaliteitsniveau te realiseren geënt op een SAS 70 type I- en II-verklaring. Type I is momenteel gerealiseerd en type II zal naar verwachting in 2006 worden afgegeven. Een erg belangrijk traject voor een professionele dienstverlener.
Buitenland
Zoals eerder aangegeven zijn de ontwikkelingen in het buitenland minder ver. Engeland heeft een ver doorgevoerde liberalisering, maar deze is administratief nog onvoldoende ontwikkeld. Naaste buurlanden, zoals Duitsland en Frankrijk, zijn nog lang niet zo ver in de besluitvorming en ontwikkeling van de regelgeving dat er sprake kan zijn van een open markt.
Buitenlandse partijen kijken wel geïnteresseerd naar de ontwikkelingen in Nederland. Overnames in Nederland door buitenlandse partijen lijken mede ingegeven door een mogelijk leertraject. Het is daarom voor de Nederlandse energiebedrijven van belang de administratieve verwerking in een geliberaliseerde energiemarkt goed te organiseren. Misschien als een goed voorbeeld voor buitenlandse partijen, die een dergelijk traject nog moeten doormaken. Het vergroot tevens de concurrentiekracht in het buitenland en het kan een prima product worden om elders te implementeren. Nederland als energie-innovatieplatform!